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不動産売買の必要書類は?入手方法は?



 

目次

準備は売買3ヶ月前から

多くの人が関わり法律上の手続きを行う不動産売買では多くの書類を用意する必要があります。
また、売り主と買い主ではそれぞれ揃える必要のある書類が異なります。契約直前に用意できないことで慌てたり、手続きが滞ったりすることのないよう、売買予定日の3ヶ月前から準備を始めておくことが重要です。

売却をしようと思った時に準備するのは避けましょう。

不動産売買は、日用品の購入のように気軽に変えるものではなく、購入するためには物件の種類によって異なる法律上の手続きがあり、そのためそういった手続きに必要な書類が多くあり、物件の性質にもよりますが通常は売主が用意する書類は買主よりも多く紛失してしまった場合などは時間がかかる場合もあるため、売却検討時に書類を用意しましょうと記事が多くありますが、全ての書類を同時に揃える必要はありません。

売主に関する書類に関しては、不動産所有者名義(不動産謄本の甲区に記載されています)が親子や兄弟などの共有名義となっている場合、売却する時は共有舎全員の承諾が必要となりますので必ずその意思を共有者に相談し予め承諾をもらいましょう。この時に売却の際には共有者全員の書類が必要になるためそのことも共有者へ相談をしましょう。
先述した全ての書類を準備する必要が無いと述べましたがつぎに売買が決まってから準備するべき書類としては、住民票や印鑑証明書などがこれにあたります。こういった書類は発行から3カ月を経過すると効力が無くなってしまい取り直しが必要となることがありますので、有効期限を過ぎないように売買が決定し決済日から起算して3ヶ月以内に準備をしましょう。

書類を準備する上で一番大切なことは、必要な書類をしっかり確認して必要な書類を必要な部数準備することを心がけましょう。買主が決まったからといって慌てて書類を揃える方がいますが、こういた行動は高確率で必要ない書類を用意してしまったり、必要書類が欠けていることがあります。
そういったことが無いようにこの記事を読んで、必要書類を必要な時期に準備していきましょう。

戸建て編

戸建て住宅を売却する時は、売主が準備する必要書類です。

売主に関する必要書類

売主本人の身分を証明したり、法律上の手続きをする時に必要になります。

1 身分証明書(住所・氏名・生年月日が確認できるもの):運転免許証、パスポート・健康保険証など
2 実印
3 印鑑証明
4 住民票(登記上の住所と現住所が違う場合)
5 売買代金振込先銀行口座通帳
6 ローン残高証明書(ローンの残高がある場合)

※1番の注意として顔写真付きの証明書については証明できるもの1つでいいのですが、顔写真がない場合は2つ必要となります。
※4番の登記上の住所については登記簿謄本の甲区で確認ができます。
※6番は売却時に登記簿謄本の乙区にある抵当権抹消などで必要となるため確認が必要となります。

不動産や権利に関する書類

売却する住宅が本当に売主のものであることを証明するために必要となる書類や、不動産自体の広さや設備を確認する書類などが必要です。

1 登記済権利書または登記識別情報
2 売買契約書
3 重要事項説明書
4 土地測量図
5 図面や設備仕様書といった住宅に関する説明書
6 固定資産税の税通知書
7 建築確認書
8 検査済書
9 鍵一式

このほかにも、耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書・地盤調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書や、物件パンフレットなどもあれば提出しましょう。

※1番を紛失しても売却できるという記事もありますが、売却を考えた時に既に紛失しているのであれば、必ず不動産業者へその旨を伝えましょう。そうすることで決済に向けて司法書士などとのやりとりもスムーズになります。
※4番については土地測量図が無い場合は、登記簿謄本上の面積での売買(公簿売買)でも可能です。無い場合は不動産業者にその旨を伝えましょう。
※6番は所有権を移転する際に発生する免許税などの計算時に司法書士が必要とする書類となります。こちらについては売買が決まったら準備をしましょう。ただし、注意することとしては年度を跨ぐ際には最新のものを取得しましょう。

マンション編

マンション売却と戸建て売却は用意する必要書類が共通しているものが多いですが、多少異なるところもありますので注意しましょう。

売主に関する必要書類

売主本人の身分を証明したり、法律上の手続きをする時に必要になります。

1 身分証明書(住所・氏名・生年月日が確認できるもの):運転免許証、パスポート・健康保険証など
2 実印
3 印鑑証明
4 住民票(登記上の住所と現住所が違う場合)
5 売買代金振込先銀行口座通帳
6 ローン残高証明書(ローンの残高がある場合)

※4番の登記上の住所については登記簿謄本の甲区で確認ができます。
※6番は売却時に登記簿謄本の乙区にある抵当権抹消などで必要となるため確認が必要となります。

不動産や権利に関する書類

売却するマンションが本当に売主のものであることを証明するために必要となる書類や、不動産自体の広さや設備を確認する書類などが必要です。マンション特有の維持管理費や管理規約に関する書類が必要になります。

1 登記済権利書または登記識別情報
2 売買契約書
3 重要事項説明書
4 維持費等の書類、マンション規約など
5 図面や設備仕様書といったマンションに関する説明書
6 固定資産税の税通知書
7 鍵一式
8 物件パンフレット

※1番を紛失しても売却できるという記事もありますが、売却を考えた時に既に紛失しているのであれば、必ず不動産業者へその旨を伝えましょう。そうすることで決済に向けて司法書士などとのやりとりもスムーズになります。
※4番については紛失してしまった場合は、管理組合に請求することで再発行していただけます。しかし、この時に再発行の手数料が発生しますのでそういった費用については不動産業者へ相談することで費用を立て替えてくれることもあります。
※6番は所有権を移転する際に発生する免許税などの計算時に司法書士が必要とする書類となります。こちらについては売買が決まったら準備をしましょう。ただし、注意することとしては年度を跨ぐ際には最新のものを取得しましょう。

購入者(買主)編

不動産の購入者(買主)もいくつかの書類を用意する必要があります。売主に比べると必要書類は少ないですが、早めに確認しておくことが安心です。

買主に関する必要書類

購入者も、本人の身分を証明したり、法律上の手続きをする時に必要になります。

1 身分証明書(住所・氏名・生年月日が確認できるもの):運転免許証、パスポート・健康保険証など
2 実印
3 印鑑証明
4 住民票(不動産業者によっては不要な場合があります。)

銀行ローンなどを使う時は

不動産の購入に住宅ローンを組む場合、以下の書類も必要となります。
※一般的な場合であり、各金融機関によって異なりますので必ず銀行担当者に確認しましょう。

住民票
同居家族全員の続柄が記載(「世帯全部」の写し(謄本) )してあるものが必要です。発行から3カ月以内のもので、本籍地やマイナンバーの記載を省略したものを用意しましょう。

所得を証明できるもの
給与所得者(勤め人)の人は、会社員のある源泉徴収票が必要となり、公的証明として所得証明書か市町村民税・都道府県民税特別徴収税額通知書のどちらかが必要となります。また、事業所得者(自営業)の人は、所得証明書・納税証明書・住民税決定通知書のいずれかと、確定申告書の控(税務署の受付印のあるもの)が必要となります。
ローンを組む金融機関によって違いがありますので、前年分だけでなく3年分準備しておきましょう。

借入金残高証明書もしくは返済予定表
ほかに借金がある場合は、債務がどれだけあるか、返済計画(返済予定表)などを用意し返済が予定通り行えていることを証明する書類が必要です。借入金残高証明書は借入をしている金融機関から発行されます。

返済口座通帳
返済口座の通帳と、通帳の届出印が必要です。実印と銀行届出印が異なる場合は、両方持参しましょう。

どこで書類は取得できるのか

不動産売買には多くの書類を揃える必要があり、その中には聞きなれない名前の書類も少なくありません。主な書類について、どこでどのように入手できるか確認しましょう。

住民票
取得場所
住所地の市区町村役場(市民課や戸籍課)
費用
200円〜300円※市区町村でことなります。
役所へいけない方は、コンビニエンスストアのマルチコピー機で住民票を取得することも可能です。この時にマイナンバーカードあるいは住民基本台帳カードが必要となります。

印鑑登録証明書(印鑑証明)
取得場所
住所地の市区町村役場
※市町村によっては公民館でも取得可能。
この際、「印鑑登録証」印鑑カードなどを忘れずに持参しましょう。
費用
200円〜300円

印鑑登録をしていない方はまず、実印を作り印鑑登録を市町村役場で行う必要があります。


土地建物登記済証(権利証または登記識別情報)
一般的には「権利書」や「権利証」と言われているものになります。こちらは平成17年3月7日以降に不動産登記を行ったものから、権利証ではなく登記識別情報として受け取ることになっています。
登記識別情報とは、その登記名義人が真正な権利者であることを公的に証明するもので、登記完了時に登記名義人に通知される秘密の12桁の番号のことです。不動産を管轄する登記所(法務局)にて、登記を行う際に受け取ります。

紛失している時は?
紛失した場合は再発行できません。不動産業者を通じて司法書士に通達をしておきましょう。
紛失した場合は司法書士が決済時に然るべき確認を行い手続きを行います。

固定資産税・都市計画税納税通知書
固定資産税・都市計画税というのは、毎年1月1日時点での不動産の所有者に課税される税金のことです。この通知書は、固定資産税の確認や、移転登記の際の登録免許税の算出に必要となります。また、買主との相談にもなりますが一般的には日割りで計算をして固定資産税の按分を行いますのでその際の計算にも必要となります。

よくご相談を受けるのが、固定資産税・都市計画税納税通知書を紛失してしまった場合はどうすれば良いか?ということですが、納税通知書の再発行はできません。代わりに役所で「固定資産税評価証明書」という書類を発行してもらいましょう。

重要事項説明書と物件状況等報告書
取得場所
不動産売買契約時、不動産仲介業者より発行
費用
仲介手数料に含まれています。

「重要事項説明書」と「物件状況等報告書(告知書)」とは、物件の状態を良し悪し含めて細かく記載されている資料となります。この資料がしっかり発行され説明されていることで売却・引き渡し後のトラブルを防ぐうえでとても大切な書類です。
「重要事項説明書」は、物件の権利関係・法令上の制限・インフラ整備やその他の制限事項について明記したもので、こちらは法律で必ず発行して説明しなければならないため、専門知識を有する宅地建物取引主任者が調査して作成します。
一方「物件状況等報告書」は売り主が記入しますが、こちらも不動産業者が売主からヒアリングを行い発行しているケースが多数です。
過去の事件事故、雨漏りや埋設物、隣地との境界紛争など、売主が知っている情報を隠さず買主へ伝える必要があります。「物件状況等報告書」をきちんと示したうえで契約した時、後で何かトラブルが出たり不具合があったとしても売主の責任を問われることはありません。

借入金残高証明書
借入金残高証明書は、住宅ローンを組む場合に買い主が用意する書類のひとつです。
通常は借入先の金融会社から郵送されるます。
※借入金残高証明書を紛失してしまった場合は、金融機関に再発行ができます。基本的には、支店へ出向き本人確認を行えば無料で再発行できます。また、インターネットで気軽に再発行を申請できる金融機関もあります。

まとめ

ここまでご覧いただいたように不動産売買は売主も買主も時間を費やして準備する書類が多くあります。また、厄介なことに物件の種類や状態によってはさらに準備する必要がある書類も出てきます。業者のように何度も売買に立ち合っている場合は当たり前のことでも人生に一度あるかないかのお客様にとってはとても負担かつちゃんと取得できているか不安にもなると思います。

売主も買主も、不動産売買を検討したら、まずはどのような書類が必要となるか?自分は幾つの書類を持っているかを確認しましょう。そして、用意する書類を確認したら書類を揃え始めましょう。その時に必ず有効期限などの確認をしましょう。

最後に弊社仲介の場合役所や各機関へ何らかの理由で行くことができないお客様の代わりに委任状などをいただいた上で代理取得することを無料で行っております。また、この記事以外でも必要書類について相談したいことなどありましたらいつでもご相談ください。
もちろん相談無料です。

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